Herramientas gratuitas que te facilitan el teletrabajo
Estamos viviendo una crisis sanitaria global debido a la pandemia del coronavirus y en estos tiempos tan duros, muchas empresas para sobrevivir y evitar despedir a sus trabajadores están optando por el teletrabajo. Desde los inicios de Shaw Marketing Services estamos trabajando en remoto para nuestros clientes. Por esta razón os vamos a ofrecer información de las herramientas que utilizamos en nuestro día a día. Antes de empezar recomendamos a las personas que estén trabajando en sus casas, sobre todo, si tienen familia, que les informe a los miembros de ésta que, para hacer teletrabajo se necesita concentración, por lo tanto, éstos tienen que comprender la necesidad de no interrumpir a la persona que trabaja. Si hay niños en el hogar se puede planificar una rutina de tareas para que éstos tampoco molesten demasiado.
1. Office 365
Es una plataforma de teletrabajo de mucha utilidad que se utiliza en las empresas y por supuesto, en nuestra agencia de comunicación y marketing también. Permite la creación, acceso y compartición de documentos en Word, OneNote, PowerPoint y Excel. Además dispone de unas aplicaciones muy interesantes para mejorar la productividad y la organización, facilitar la comunicación y trabajar con documentos de manera compartida entre los trabajadores en remoto.
Outlook, OnDrive, Microsoft Teams y Microsoft Stream
En nuestra agencia utilizamos el servicio de correo electrónico –Outlook– para empresas, que es muy completo y útil. Protege de correos no deseados y maliciosos. Se pueden adjuntar en un email archivos de hasta 25 MB. Asimismo en este paquete de Office 365 se incluye la aplicación Microsoft Teams, para mensajería. Se trata de un espacio de trabajo pensado para colaborar en tiempo real, establecer reuniones del equipo de la empresa y el uso compartido de archivos y aplicaciones. En esta aplicación pueden integrarse otras herramientas como Planner, Trello y GitHub.
En este apartado hablamos también de Skype, que es una de las plataforma de vídeollamadas más populares. Es utilizada tanto para la comunicación en el ámbito laboral como en el personal. Hay que decir que en el ámbito empresarial Microsoft Teams ha sustituido a Skype Empresarial como la solución para reuniones online de Microsoft, por lo que Skype se puede utilizar para llamadas personales tanto individuales como en grupo.
Por otro lado, OneDrive es un servicio de alojamiento de archivos y fotografías para la disposición del usuario en cualquier dispositivo y lugar y es de Microsoft. Es muy parecida a Google Drive, tanto para personas como para empresas (Drive Enterprise). Con estas dos herramientas se puede crear, acceder y compartir los archivos desde cualquier ordenador, ya que están en la nube. Nosotros trabajamos con las dos, por tanto, las incluimos en nuestras recomendaciones.
Siguiendo con las aplicaciones de Microsoft, también cobra importancia Microsoft Stream, un servicio de streaming de vídeo de empresa donde los usuarios pueden cargar, ver y realizar comparticiones de vídeos de forma segura y también grabaciones de clases, reuniones, presentaciones, sesiones de aprendizaje u otros vídeos que faciliten la colaboración del equipo de trabajo en una empresa. Microsoft Stream permite compartir de manera sencilla comentarios en un vídeo, etiquetar códigos de tiempo en comentarios y descripciones para hacer referencia a puntos específicos de un vídeo y hablar con los miembros del equipo.
2. Slack
En nuestros proyectos hemos tenido la oportunidad de comunicarnos con la herramienta Slack. Se trata de un sistema de mensajería en tiempo real para facilitar la comunicación entre equipos. Esta herramienta es muy funcional e incluye todos los medios para la comunicación en un mismo lugar. Tiene la ventaja de que integra varias herramientas como Dropbox, Twitter, Google Drive, MailChimp, Skype, etc.
3. Zoom
En estos días donde se hace necesaria la comunicación entre personas, va en aumento el uso de esta plataforma. Una parte del teletrabajo es el establecimiento de videoconferencias. Esta herramienta es perfecta para ello porque es muy fácil de utilizar. Ofrece una buena experiencia en las videoconferencias aunque si tienes la versión gratuita, éstas se desarrollarán hasta 40 minutos. Ofrece reuniones y chats con vídeo HD, salas y espacios de trabajo, sistema de teléfono en la nube para empresas, seminarios web con vídeo, etc.
4. Trello
Es una herramienta colaborativa para la organización de tareas y mejorar la productividad. Vale tanto para proyectos individuales como en grupo, incluso para actividades que no estén relacionadas con el trabajo como por ejemplo, las próximas vacaciones de la familia, según se afirma en la propia plataforma. Permite ver en qué tarea está trabajando cada miembro del equipo, qué está realizando el resto de personas en concreto y en qué parte del proceso se encuentra cada uno.
5. Toggl
Toggl es una herramienta para mejorar la productividad, y para nuestro equipo es muy familiar porque trabajamos con ella todos los días. Es fundamental en nuestro trabajo diario porque gracias a ella se contabiliza el tiempo destinado a cada tarea y proyecto y además ofrece unas estadísticas muy interesantes. Resulta perfecta para tener controlado el tiempo que se emplea en cada tarea.
6. Wetransfer
Se trata de una aplicación que sirve para transferir archivos de textos, fotografías y vídeos y está basada en la nube. Es la opción ideal para enviar archivos pesados de forma sencilla. Esta herramienta la utilizamos casi todos los días cuando hacemos teletrabajo.
7. Vídeollamadas grupales en whatsapp
Es un recurso gratuito muy popular. Sólo tienes que llamar a una persona pulsando en el icono de vídeo o en la pestaña de Llamadas y cuando te responda tendrás que añadir a los demás participantes para invitarles a la conversación.
8. Meet de Hangouts integrada en G Suite
Además de Google Drive, tenemos que mencionar a Meet de Hangouts, una aplicación que sirve para realizar videoconferencias en la empresa. Está integrada a G Suite, por lo que los miembros de la empresa pueden unirse a las reuniones directamente desde un evento, calendario o una invitación de correo electrónico.
Hay más plataformas para realizar teletrabajo con eficacia, aunque éstas para nosotros son unas de las más importantes. Si quiere obtener más información, puedes ponerte en contacto con nosotros. También te invitamos a que leas otro de nuestros artículos para ayudarte a cómo mantener la motivación en el trabajo, sobre todo, en estos tiempos en los que el teletrabajo resulta esencial en muchos sectores profesionales.